สำหรับธุรกิจที่มีเงื่อนไข หรือข้อกำหนดในการถือครอง Leads เพื่อช่วยให้ลูกค้าได้รับการดูแลอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถตั้งค่าเพิ่มเติมในหัวข้อ "การจัดการ Leads ที่ส่วนกลาง" (Centralized Lead Management)   เพื่อให้ระบบดึง Leads ที่ไม่มีการอัปเดตข้อมูลส่งคืนไปให้ส่วนกลาง และสามารถส่งต่อ Leads ไปให้ผู้ใช้ท่านอื่นดูแลแทน

การเรียกคืน Lead (Recalling)

การกำหนดเงื่อนไขการคืน Leads ไปให้ส่วนกลาง ระบบสามารถดึง Leads คืนได้จาก Inbox, กล่องเลิกติดตาม และกล่องข้อมูลไม่ถูกต้อง

• กรณีไม่ต้องการดึง Leads คืน ให้ปิดการใช้งานหัวข้อนั้น 
• กรณีต้องการดึง Leads คืน สามารถกำหนดเป็นจำนวนวันที่ต้องการตั้งแต่ 1-366 วัน

หมายเหตุ : ระบบเริ่มนับจากวันที่ไม่มีการอัปเดตข้อมูลของ Lead เช่น การเพิ่มบันทึก, การเลื่อนขั้นตอนของ Lead, การติดป้ายกำกับ หรือการเช็คอิน เป็นต้น

เงื่อนไขการคืน Lead ของแต่ละสถานะ

1.ใหม่ (New)

• Lead อยู่ในโฟลเดอร์ "Inbox" และไม่มีการอัปเดตข้อมูลใดๆ เช่น เพิ่มบันทึก, ตั้งวันติดตาม, การเลื่อนขั้นตอนของ Pipeline, การเช็คอิน, สร้างใบเสนอราคา, การปิดป้ายกำกับ เป็นต้น ไม่รวมรายการ Lead ที่เกิดจากการ Add Manual

2.อยู่ระหว่างการติดตาม (Inbox)

• Lead อยู่ในโฟลเดอร์ "Inbox" และมีการอัปเดตข้อมูล เช่น เพิ่มบันทึก, ตั้งวันติดตาม, การเลื่อนขั้นตอนของ Pipeline, การเช็คอิน, สร้างใบเสนอราคา, การปิดป้ายกำกับ เป็นต้น
• จะดึง Lead คืนเมื่อไม่มีการอัปเดตข้อมูลเพิ่ม นับจากวันที่มีการอัปเดตล่าสุดตามกำหนดเวลาที่ตั้งค่าไว้

3.เลิกติดตาม (Lost)

• Lead อยู่ในโฟลเดอร์ "เลิกติดตาม (Lost)" จะดึง Lead คืนตามกำหนดเวลาที่ตั้งค่า

4.ข้อมูลไม่ถูกต้อง (Junk)

• Lead อยู่ในโฟลเดอร์ "ข้อมูลไม่ถูกต้อง (Junk)" จะดึง Lead คืนตามกำหนดเวลาที่ตั้งค่า
  
  

การเพิ่มเงื่อนไข การเรียกคืน Lead

ระบบ Readyplanet R-CRM รองรับการเพิ่มเงื่อนไขการเรียกคืน Leads ที่ส่วนกลางเพื่อนำไปประกอบกับสถานะของ Leads โดยสามารถเพิ่มเงื่อนไขได้ 3 หัวข้อหลัก ดังนี้

1. Pipeline และ ขั้นตอน : สามารถกำหนดชื่อของ Pipeline และ ขั้นตอนที่ต้องการเรียกคืน Leads ได้
2. ป้ายกำกับของระบบ : กำหนดป้ายกำกับที่ต้องการให้ระบบเรียกคืน Leads เฉพาะป้ายกำกับที่กำหนด
3. ทีม และ ผู้ใช้ : กำหนดข้อมูลทีม หรือ ผู้ใช้ ที่ต้องการดึงข้อมูล เพื่อทำการคืน Leads ไปที่ส่วนกลาง

ตัวอย่าง กรณีมีการตั้งค่าเงื่อนไข มากกว่า 1 เงื่อนไข

การแจกจ่าย Lead (Redistributing)

สามารถตั้งเงื่อนไขการแจกรายการ Lead จากส่วนกลางไปยังผู้รับใหม่อัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนด โดยสามารถสร้างเงื่อนไขการแจกจ่ายได้ดังนี้

1. คลิกหัวข้อ “การแจกจ่าย Lead” (Retribution)
2. คลิกปุ่ม “สร้างเงื่อนไข”
   
3. กำหนดชื่อของเงื่อนไข และตั้งค่าเงื่อนไขของการแจกจ่าย Lead คลิก “+กรุณาเพิ่ม เงื่อนไข”
   
   
4. ตั้งค่าผู้รับ Lead จากส่วนกลาง สามารถเลือกประเภทผู้รับได้ 2 ประเภท คือ
   
   1. ผู้รับ
   2. กลุ่มผู้รับ Lead
   3. เลือก Pipeline (Pipeline ที่ต้องการให้ Lead ส่วนกลางส่งไป)
   4. กดบันทึก
      
      
5. ดูประวัติการแจกจ่ายได้ที่มุมขวา หัวข้อ “ประวัติการแจกจ่าย Lead”
   
   
6. สามารถแก้ไขข้อมูลโดยการคลิกที่ไอคอน 3 จุด เพื่อทำการแก้ไข, เรียงลำดับ, ลบ
   
   
   1. “แก้ไข” ระบบจะนำไปที่หน้าตั้งค่าเงื่อนไข
      
      
   2. “เรียงลำดับ” ระบบจะนำไปที่หน้าต่างจัดเรียงลำดับของเงื่อนไขการแจกจ่าย Lead จากส่วนกลาง
      
      
   3. “ลบ” ระบบจะนำเงื่อนไขนั้นออกจากระบบ
      
      

วิธีจัดการ Lead ที่ไม่มีผู้ดูแล

ข้อมูล Lead ที่มีการดึงกลับมาที่ส่วนกลางจะมีสถานะ "รายการ Leads ที่ไม่มีคนดูแล" และทำการมอบหมายให้ผู้ใช้ท่านอื่นๆได้ โดยขั้นตอนดังนี้

1. เข้าที่หน้าแรกเลือก ฟิลเตอร์รายการ Lead

2. เลือก "รายการ Lead ที่ไม่มีผู้ดูแล แล้วคลิกเข้าดูข้อมูล Lead

3. ที่รายการบันทึกจะแสดงข้อมูลการดึง Lead คืนมาจากแหล่งใด และดึงจากผู้ใช้ท่านใด

4. มุมขวามือแสดงข้อมูล Lead จะเห็นว่าสถานะขึ้นเป็น "ไม่มีผู้ดูแล"

5. คลิกไอคอน 3 จุด เลือกส่งต่อ Lead

6. เลือกผู้ใช้ หรือกลุ่มผู้รับ Lead ตรวจสอบข้อมูลกดบันทึก

 หมายเหตุ: การเข้าดูรายการ Lead ส่วนกลาง จำเป็นต้องอยู่ในบทบาท "ผู้ดูแล" เท่านั้น