อนุมัติใบเสนอราคา (Approve Quotation)

ฟังก์ชัน "อนุมัติใบเสนอราคา (Approve Quotation)" เป็นฟังก์ชันที่ช่วยให้สามารถตั้งค่า Flow การอนุมัติใบเสนอราคา โดยสามารถกำหนดผู้มีอำนาจอนุมัติและรูปแบบการแสดงผลของใบเสนอราคาได้ เหมาะสำหรับธุรกิจที่ทีมขายจำเป็นต้องมีการขออนุมัติใบเสนอราคากับหัวหน้าทีมขายหรือทีมผู้บริหารก่อน จึงสามารถส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าได้  

การตั้งค่า Flow อนุมัติ

1. สามารถตั้งค่าและใช้งานระบบอนุมัติใบเสนอราคาได้โดยไปที่เมนู "ตั้งค่า (Settings)" ในหัวข้อใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ คลิกที่เมนู "อนุมัติใบเสนอราคา (Approve Quotation)"

2. เมื่อเข้ามายังหน้า "อนุมัติใบเสนอราคา (Approve Quotation)" โดยเริ่มต้นระบบ R-CRM จะเปิดใช้งาน Flow "ไม่ต้องขออนุมัติ" โดยเมื่อผู้ใช้สร้างใบเสนอราคาจะสามารถนำไปใช้งานได้ทันที โดยไม่ต้องขออนุมัติ

3. สามารถสร้าง Flow เพื่อให้ผู้ใช้ส่งขออนุมัติใบเสนอราคาก่อนนำไปใช้งานได้ โดยคลิก "สร้าง Flow อนุมัติ" ดังรูป

 3. สามารถสร้าง Flow อนุมัติใบเสนอราคาโดยใส่ข้อมูลและตั้งค่าดังนี้

ชื่อ Flow : สามารถใส่ชื่อ Flow ที่ต้องการได้ เช่น ขออนุมัติปกติ, ขออนุมัติส่วนลดมากกว่า 20% เป็นต้น

ผู้อนุมัติลำดับที่ 1 : เลือกผู้ที่มีสิทธิ์อนุมัติใบเสนอราคาลำดับที่ 1 (จำเป็นต้องเลือก)

ผู้อนุมัติลำดับที่ 2 : สามารถลือกผู้ที่มีสิทธิ์อนุมัติใบเสนอราคาลำดับที่ 2 (ถ้ามี) ตัวอย่างเช่น กรณีที่ต้องมีการอนุมัติ 2 ลำดับขั้น คือ อนุมัติโดยหัวหน้าทีมขายและผู้บริหาร หรืออนุมัติโดยผู้บริหาร 2 ท่าน เป็นต้น

สถานะการใช้งาน : สถานะการใช้งาน Flow อนุมัติ สามารถเลือกใช้งานหรือไม่ใช้งานได้

รูปแบบการแสดงในส่วนท้ายใบเสนอราคา : สามารถเลือกรูปแบบการแสดงในส่วนท้ายของใบเสนอราคาได้ 3 รูป คือ 

  • ไม่แสดงชื่อผู้เสนอราคา และผู้มีอำนาจลงนาม
  • แสดงเฉพาะชื่อผู้เสนอราคา
  • แสดงชื่อผู้เสนอราคา และผู้มีอำนาจลงนาม 

 

 

หมายเหตุ : หากเลือกรูปแบบแสดงชื่อผู้เสนอราคา และผู้มีอำนาจลงนาม โดยตั้งค่าผู้มีสิทธิ์อนุมัติทั้ง 2 ลำดับ จำเป็นต้องเลือกแสดงผู้มีอำนาจลงนาม 1 ท่านเท่านั้น

เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว คลิกบันทึก โดยสามารถสร้าง Flow อนุมัติได้มากกว่า 1 Flow และสามารถคลิกเพื่อแก้ไข Flow ได้

เมื่อสร้าง Flow อนุมัติ และเปิดใช้งานเรียบร้อยแล้ว ในขั้นตอนการสร้างใบเสนอราคา ระบบจะแสดง Flow อนุมัติเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเลือกส่งขออุมัติได้ ดังตัวอย่าง

กรณีต้องการให้ใบเสนอราคาทุกใบจำเป็นต้องส่งขออนุมัติ สามารถเลือก "ปิดใช้งาน" Flow ไม่ต้องขออนุมัติได้

กรณีปิดใช้งาน Flow ไม่ต้องขออนุมัติ ในขั้นตอนการสร้างใบเสนอราคา ระบบจะแสดงเฉพาะ Flow สำหรับขออนุมัติที่ผู้ดูแลสร้างไว้เท่านั้น ดังตัวอย่าง

  


 

การขออนุมัติใบเสนอราคา

1. เมื่อมีการสร้างและเปิดใช้งาน Flow อนุมัติใบเสนอราคาไว้ ผู้ใช้สามารถคลิก "สร้างใบเสนอราคา" ได้ในหน้ารายละเอียด Lead เพื่อสร้างและขออนุมัติใบเสนอราคา

2. เมื่อเข้ามายังหน้าสร้างใบเสนอราคาแล้ว สามารถใส่ข้อมูล, เพิ่มสินค้า, รวมถึงดูตัวอย่างการแสดงผลได้ตามปกติ โดยก่อนการบันทึก สามารถเลือก Flow อนุมัติตามที่ผู้ดูแลตั้งค่าไว้เพื่อขออนุมัติใบเสนอราคาก่อนส่งให้ลูกค้าได้ ดังรูป

3. เมื่อเลือก Flow อนุมัติเรียบร้อยแล้ว สามารถใส่หมายเหตุเพิ่มเติมเพื่อแจ้งให้ผู้อนุมัติรับทราบข้อมูลได้ รวมถึงสามารถใส่ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อเป็นบันทึกช่วยจำสำหรับตนเอง ซึ่งรายละเอียดในส่วนข้อมูลเพิ่มเติมจะแสดงในหน้ารวมใบเสนอราคาของ Lead

4. เมื่อตรวจสอบข้อมูลใบเสนอราคาและเลือก Flow อนุมัติเรียบร้อยแล้ว คลิกบันทึก ใบเสนอราคาจะแสดงในหน้ารายละเอียด Lead โดยแสดงข้อมูลและสถานะการอนุมัติดังรูป ซึ่งหากอยู่ระหว่างรออนุมัติจะยังไม่สามารถเลือกส่งใบเสนอราคา, คัดลอกลิงก์ หรือดาวน์โหลดไฟล์ PDF เพื่อนำไปส่งให้ลูกค้าได้ สามารถคลิกเพื่อดูรายละเอียดหรือยกเลิกการขออนุมัติได้เท่านั้น

 


 

การยกเลิกการขออนุมัติใบเสนอราคา

1. เมื่อมีการสร้างใบเสนอราคาและเลือก Flow อนุมัติเพื่อขออนุมัติใบเสนอราคาแล้ว แต่ต้องการยกเลิก สามารถเข้าไปที่เมนูใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ในหน้ารายละเอียด Lead และคลิกเลือกเมนู "ยกเลิกการขออนุมัติ" เพื่อยกเลิกการขออนุมัติได้ ดังรูป

2. เมื่อยกเลิกการขออนุมัติเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้จะสามารถเลือกใช้งานใบเสนอราคา, คัดลอกลิงก์ หรือ ดาวน์โหลดไฟล์ PDF เพื่อส่งให้ลูกค้าได้ รวมทั้งสามารถแก้ไขข้อมูลหรือสร้างใบแจ้งหนี้ได้ ดังรูป

3. กรณีต้องการขออนุมัติใหม่ สามารถคลิกที่เมนู "ขออนุมัติ" จากนั้นเลือก Flow อนุมัติและใส่หมายเหตุเพิ่มเติม เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้วคลิกบันทึก ดังรูป

 


 

การอนุมัติใบเสนอราคา (สำหรับผู้มีสิทธิ์อนุมัติ)

1. อนุมัติผ่านระบบ R-CRM

สำหรับผู้มีสิทธิ์อนุมัติใบเสนอราคา (ตามที่ตั้งค่าไว้ใน Flow อนุมัติ) เมื่อเข้าใช้งาน R-CRM ระบบจะแสดงเมนู "อนุมัติใบเสนอราคา" ซึ่งแสดงรายการใบเสนอราคาทั้งหมดที่มีการขออนุมัติ สามารถค้นหาข้อมูลใบเสนอราคาหรือเลือกค้นหาตามวันที่ขออนุมัติ, ผู้ขออนุมัติและสถานะได้ โดยสามารถคลิก "พิจารณาอนุมัติใบเสนอราคา" เพื่อตรวจสอบข้อมูลและพิจารณาอนุมัติ

จากนั้นระบบจะแสดงใบเสนอราคาและรายละเอียดการขออนุมัติ ดังรูป สามารถเลือก "ไม่อนุมัติ" หรือ "อนุมัติ" รวมถึงใส่หมายเหตุเพิ่มเติมเพื่อแจ้งผู้ขออนุมัติได้

2. อนุมัติผ่านอีเมล

ผู้มีสิทธิ์อนุมัติ (ตามที่ตั้งค่าไว้ใน Flow อนุมัติ) จะได้รับอีเมลจากระบบ R-CRM เมื่อมีการขออนุมัติใบเสนอราคา สามารถดูรายละเอียดใบเสนอราคาและคลิก "ไม่อนุมัติ" หรือ "อนุมัติ" จากอีเมลได้ ดังรูป

 

กรณีได้รับการอนุมัติ

เมื่อใบเสนอราคาได้รับการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว ระบบจะเพิ่มข้อมูลเป็นบันทึกในหน้ารายละเอียด Lead ดังรูป โดยผู้ใช้จะสามารถเลือกใบเสนอราคาเพื่อส่งให้ลูกค้าผ่านฟังก์ชันส่งอีเมลในระบบได้

นอกจากนี้สามารถไปที่เมนูใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ เพื่อคัดลอกลิงก์หรือดาวน์โหลดไฟล์ PDF สำหรับส่งให้ลูกค้าได้ รวมทั้งสามารถดูรายละเอียด/แก้ไข/คัดลอก/สร้างใบแจ้งหนี้ หรือยกเลิกใช้งานใบเสนอราคาได้

กรณีเลือก Flow อนุมัติซึ่งมีผู้อนุมัติ 2 ลำดับ ต้องรอให้ผ่านการอนุมัติทั้ง 2 ลำดับก่อน จึงสามารถเลือกส่งให้ลูกค้าผ่านฟังก์ชันส่งอีเมลในระบบ, คัดลอกลิงก์หรือดาวน์โหลดไฟล์ PDF เพื่อส่งให้ลูกค้าได้

กรณีไม่ได้รับการอนุมัติ

หากใบเสนอราคาไม่ได้รับการอนุมัติ ระบบจะเพิ่มข้อมูลเป็นบันทึกในหน้ารายละเอียด Lead ให้เช่นเดียวกัน โดยผู้ใช้จะยังไม่สามารถเลือกใบเสนอราคาเพื่อส่งให้ลูกค้าผ่านฟังก์ชันส่งอีเมลในระบบได้ รวมถึงไม่สามารถคัดลอกลิงก์ หรือดาวน์โหลด PDF สำหรับส่งให้ลูกค้าได้

ทั้งนี้สามารถไปที่เมนูใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้เพื่อดูรายละเอียด, คัดลอกข้อมูลเพื่อสร้างใบเสนอราคาใบใหม่ หรือเลือกแก้ไขข้อมูลเพื่อขออนุมัติใหม่ได้