SAP B1 Connector

SAP Business One คืออะไร?

SAP Business One (SAP B1) เป็นระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) ที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมสามารถบริหารจัดการทุกกระบวนการสำคัญขององค์กรได้อย่างครบวงจร ไม่ว่าจะเป็น การบัญชีและการเงิน, การจัดซื้อ, คลังสินค้า, การขาย, การบริหารลูกค้าสัมพันธ์ และการรายงานข้อมูล

SAP Business One ช่วยให้ธุรกิจสามารถรวมศูนย์ข้อมูล ลดความซ้ำซ้อนของกระบวนการ และเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน โดยระบบนี้ได้รับความไว้วางใจจากองค์กรทั่วโลกในการบริหารจัดการทรัพยากรอย่างเป็นระบบ

SAP B1 Connector คืออะไร?

SAP B1 Connector เป็น Add-on ที่พัฒนาโดย Readyplanet เพื่ออำนวยความสะดวกให้ธุรกิจที่ใช้ R-CRM และ SAP Business One สามารถเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างสองระบบได้โดยอัตโนมัติ รองรับการทำงานที่แม่นยำและคล่องตัวมากขึ้น ซึ่ง SAP B1 Connector เปิดการใช้งานในแพ็กเกจ Platinum ขึ้นไป
โดยมีคุณสมบัติหลักดังต่อไปนี้:

✅ ซิงค์ข้อมูลสินค้า จาก SAP Business One ไปยัง R-CRM ได้รวดเร็วไม่ต้องอัปเดตหลายแพลตฟอร์ม
✅ ตรวจสอบปริมาณสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ ในขณะที่สร้างใบเสนอราคา
✅ ส่งข้อมูลใบเสนอราคาโดยอัตโนมัติ จาก R-CRM ไปยัง SAP Business One เมื่อทีมขายดำเนินการปิดการขาย
✅ ติดตามสถานะคำสั่งซื้อและการจัดส่งสินค้าจาก SAP B1 Connector

ข้อมูลที่ต้องเตรียมก่อนตั้งค่าการใช้งาน

1. IP Address & Host

2. Port : ค่า Port คือหมายเลขที่ใช้สำหรับการสื่อสารระหว่างเซิร์ฟเวอร์, ไคลเอนต์ และฐานข้อมูลของ SAP B1
   
   หมายเหตุ : หากต้องการตรวจสอบค่า Port สามารถใช้ SAP B1 System Landscape Directory (SLD) Configuration เพื่อดูค่าพอร์ตที่กำหนดไว้ในระบบของคุณ
   
   

3. ชื่อฐานข้อมูล : ชื่อฐานข้อมูลที่ต้องการใช้งาน

4. ชื่อผู้ใช้งาน : ชื่อของผู้ใช้งาน

5. รหัสผ่าน : รหัสผ่านของผู้ใช้งาน

ขั้นตอนการเชื่อมต่อ SAP B1 Connector มีรายละเอียดดังนี้

กรณีเชื่อมต่อครั้งแรก

1. เข้าสู่ระบบ Readyplanet RMP

2. คลิก SAP B1 Connector
   

3. เมื่อเข้าหน้า SAP B1 Connector กรอกข้อมูล
   

4. ใส่ข้อมูลที่จัดเตรียมไว้กรอกลงในช่อง และคลิก ต่อไป ตามตัวอย่าง
   
   

กรณีที่มีการเชื่อมต่อไว้แล้วแต่ต้องการแก้ไขการเชื่อมต่อ

1. เมื่อเข้าหน้า SAP B1 Connector ให้คลิก ตั้งค่า
   
   

2. คลิก แก้ไข

3. แก้ไขข้อมูล และ คลิก บันทึก
   

หน้าการแสดงผลของ SAP B1 Connector

1. เลือก ช่วงเวลา การแสดงผล

2. การค้นหาข้อมูล
   รองรับการค้นหาจากข้อมูล ดังนี้

1. เลขรายการอ้างอิง

2. ชื่อ Lead

3. ชื่อลูกค้า

4. เลขที่ใบเสนอราคาจาก R-CRM และ SAP Business One (Quotation number)

5. เลขที่ใบสั่งขาย (Sales Order number)
   

หมายเหตุ : ข้อมูลการค้นหาระบบบังคับกรอกไม่ต่ำกว่า 3 ตัวอักษร และระบบค้นหาตามเงื่อนไขการเลือกสถานะ, สถานะการจัดส่ง และ ช่องเวลาที่เลือก

3. ข้อมูลเลขรายการอ้างอิง
   นำเมาส์ชี้ที่ไอคอน Information ระบบจะแสดงข้อมูลเลขรายการอ้างอิง สามารถ คัดลอก ได้
   
   

4. ข้อมูลสถานะของแต่ละรายการ

   ระบบมีสถานะ 2 ประเภท คือ สถานะรายการ และ สถานะการจัดส่ง

   สถานะรายการ ประกอบไปด้วย
   
   ทั้งหมด : ข้อมูลรายการที่สำเร็จและไม่สำเร็จทั้งหมด
   สำเร็จ : รายการที่ส่งไปที่ SAP Business One สำเร็จ
   ไม่สำเร็จ : รายการที่ส่งไปที่ SAP Business One ไม่สำเร็จ

    

   

    

   สถานะการจัดส่ง ซึ่งจะอ้างอิงจากข้อมูลการจัดส่งจากระบบ SAP B1 Connector ประกอบไปด้วย ทั้งหมด, จัดส่งสำเร็จ, จัดส่งบางส่วน และ รอจัดส่ง

   

5. การจัดเรียงข้อมูล
   SAP B1 Connector รองรับการจัดเรียงแบบมากไปน้อย และ น้อยไปมาก โดยคอลัมน์ที่สามารถจัดเรียงได้มีราละเอียด ดังนี้

1. เวลาที่ทำรายการ

2. ชื่อ Lead

3. ชื่อลูกค้า

4. เลขที่ใบเสนอราคา จาก R-CRM และ SAP Business One

5. เลขที่ใบสั่งขาย จาก SAP Business One
   
   

หมายเหตุ : ค่าเริ่มต้นของการจัดเรียง จะแสดงข้อมูลจากเวลาทำรายการ แบบมากไปน้อย

6. ข้อมูลสถานะการจัดส่ง
   
   SAP B1 Connector รองรับการแจ้งสถานะการจัดส่งของแต่ละรายการสินค้า จาก SAP Business One โดยมีรายละเอียดตารางข้อมูลการจัดส่ง ดังนี้

1. ลำดับ : ลำดับของรายการสินค้าในใบเสนอราคาหรือใบสั่งขาย

2. รหัสสินค้า : รหัสสินค้าในใบเสนอราคา หรือ ใบสั่งขาย

3. รายละเอียดสินค้า : ชื่อสินค้า ในรายการใบเสนอราคา หรือ ใบสั่งขาย

4. หน่วยนับ : หน่อยของสินค้าในรายการใบเสนอราคา หรือ ใบสั่งขาย

5. จำนวน : จำนวนสินค้าที่ใส่ในใบเสนอราคาของสินค้าแต่ละรายการ

6. จัดส่งแล้ว : จำนวนสินค้าที่จัดส่งแล้ว

7. ส่งครบแล้ว : แสดงเครื่องหมาย Check (ติ๊กถูก) กรณีที่รายการนั้นๆ ถูกจัดส่งครบ
   
   

7. ข้อมูลช่องหมายเหตุ
   
   เมื่อมีการทำรายการที่ไม่สำเร็จ ระบบจะแสดงข้อความหมายเหตุเพื่อแจ้งข้อมูล ผิดพลาด (Error) ที่เกิดขึ้น ซึ่งระบบ SAP B1 Connector จะแจ้งหมายเหตุทั้งสถานะที่สำเร็จ และ สถานะที่ไม่สำเร็จ
   
   

หมายเหตุ : กรณีที่ระบบขึ้นหมายเหตุรายการที่ผิดพลาด สามารถติดต่อทีม support ได้ที่ Line@ : @readyplanet ทีมงานยินดีให้บริการ 24 ชั่วโมง

การทำงานร่วมกันของ Readyplanet R-CRM และ SAP B1 Connector

สำหรับทีมผู้ดูแลระบบ (Admin)

1. เมื่อเชื่อมต่อ SAP B1 Connector แล้วหน้าตั้งค่า การจัดการสินค้า จะแสดงปุ่ม อัปเดตข้อมูลจาก SAP Business One
   

2. ทีมผู้ดูแลลระบบสามารถ อัปเดตรายการสินค้าจาก SAP Business One มาที่ Readyplanet ได้อย่างรวดเร็ว

สำหรับทีมขาย

1. เมื่อสร้างใบเสนอราคา บนระบบ Readyplanet R-CRM

1. ทีมขายสามารถตรวจสอบสต็อกสินค้า จาก SAP Business One บน Readyplanet R-CRM ได้ที่หน้าสร้างใบเสนอราคา
   
   
   

2. เมื่อทีมขาย ปิดการขาย (เลื่อน Lead ไปที่ขั้นตอนสุดท้ายของ Pipeline)
   บนระบบ Readyplanet R-CRM ระบบ SAP B1 Connector จะส่งข้อมูลใบเสนอราคาไปสร้างใบเสนอราคาและใบสั่งขายที่ SAP Business One
   
   

3. เมื่อปิดการขาย Lead ระบบ Readyplanet R-CRM จะแสดงป๊อปอัพให้ระบุ Business Partner เพื่อส่งข้อมูลไปที่ SAP Business One
   
   
   
   

หมายเหตุ : หากมีการย้อนขั้นตอนการขายบน Pipeline และ ทำการปิดการขายใหม่ ระบบ Readyplanet R-CRM จะทำรายการใหม่ไปที่ SAP B1 Connector และ SAP Business One เสมอ

สรุป

การเชื่อมต่อระหว่าง R-CRM และ SAP Business One ด้วย SAP B1 Connector เป็นการผสานระบบที่ช่วยให้ธุรกิจดำเนินงานได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น ด้วยการถ่ายโอนข้อมูลการขายและเอกสารการเงินอัตโนมัติ โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำ ช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสารบัญชี ไม่ว่าคุณจะสร้างใบเสนอราคา เพื่อปิดการขายทุกขั้นตอนจะทำได้ง่ายดายและรวดเร็วผ่านการเชื่อมต่อที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มความสะดวกในการใช้งาน