เตรียมข้อมูลทำเว็บไซต์อย่างไรดี

การเตรียมเนื้อหาสำหรับแสดงผลบนหน้าเว็บไซต์ ถือเป็นจุดเริ่มต้นและเป็นหัวใจสำคัญในการสร้างเว็บไซต์ เพราะเนื้อหาเป็นส่วนที่ทำให้ผู้อ่านทราบถึงจุดประสงค์ว่าเราทำเว็บไซต์เพื่ออะไร  ต้องการนำเสนอสินค้า บริการ หรือข้อมูลด้านใดเป็นสำคัญ เป็นการสร้างความเข้าใจต่อผู้ชม และนำไปสู่การสั่งซื้อสินค้าหรือเลือกใช้บริการองค์กรของคุณในที่สุด  โดยมีขั้นตอนการเตรียมข้อมูลที่ไม่ยาก  ดังนี้ค่ะ  

"เริ่มต้นทำเว็บไซต์ ด้วยการเตรียมข้อมูลสินค้าและบริการ"

1. ประเภทของข้อมูลที่นิยมใช้ในระบบเว็บไซต์สำเร็จรูป  แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้

1.1. ข้อมูลตัวอักษร เช่น เนื้อหาข่าว รายละเอียดสินค้าแต่ละชิ้น เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการนำมาใส่รายละเอียดบนหน้าเว็บไซต์ อาจพิมพ์ข้อมูลตัวอักษรเก็บไว้ในโปรแกรม Notepad , Microsoft  Word เป็นต้น  

1.2. รูปภาพประกอบ  ไม่ว่าจะเป็นภาพถ่ายจากกล้องถ่ายรูป กล้องโทรศัพท์มือถือสมาร์ทโฟน การสแกนจากรูปถ่ายที่เป็นกระดาษ หรือการสร้างรูปภาพจากโปรแกรมตกแต่งภาพต่าง ๆ  โดยระบบรองรับรูปภาพตามคุณสมบัติต่อไปนี้ค่ะ

     - เป็นไฟล์ภาพนามสกุล (Type) :  .jpeg/ .gif/ .png 

     - ตั้งชื่อภาพเป็นภาษาอังกฤษและตัวเลข หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาไทยและสัญลักษณ์อักรขระพิเศษ

     - ควรย่อภาพให้มีขนาดไม่เกิน (File Size) 500 KB ยิ่งไฟล์ภาพมีขนาดเล็กเท่าไร ก็จะช่วยให้หน้าเว็บไซต์แสดงผลได้เร็วขึ้นเท่านั้นค่ะ

ตัวอย่างโปรแกรมสำหรับย่อและตกแต่งรูปภาพอย่างง่าย  (Freeware)

1.3. ไฟล์เอกสารประกอบ ที่ต้องการให้ผู้เข้าชมเว็บไซต์สามารถคลิกดาวน์โหลดไปอ่านหรือใช้งานต่อได้  เช่น แบบฟอร์มใบสมัคร, โบรชัวร์  เป็นต้น  โดยระบบรองรับไฟล์ที่มีคุณสมบัติต่อไปนี้

     - เป็นไฟล์นามสกุล  .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .pdf, .txt, .zip, .rar, .mp3 และ .wma

     - ตั้งชื่อไฟล์ด้วยภาษาไทย, ภาษาอังกฤษ หรือตัวเลข หลีกเลี่ยงการใช้อักขระพิเศษ

     - ไฟล์มีขนาดไม่เกิน 10 MB ต่อการอัพโหลด 1 ไฟล์ค่ะ

2. จัดแบ่งข้อมูลออกเป็นหมวดหมู่

เมื่อทราบถึงคุณสมบัติของข้อมูลที่ระบบเว็บไซต์สำเร็จรูปรองรับแล้ว ต่อมาคือการวางแผนจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นหมวดหมู่ โดยคำนึงถึงจุดประสงค์หลักว่า "เราจัดทำเว็บไซต์เพื่ออะไร" เช่น เพื่อนำเสนอขายสินค้า, เพื่อประชาสัมพันธ์องค์กร, เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้, เพื่อเผยแพร่ข่าวสาร เป็นต้น  โดยแนะนำให้จำแนกข้อมูลออกเป็น 3 หมวดหมู่หลัก ๆ (อาจร่างแบบคร่าว ๆ ในกระดาษก่อน) ดังนี้ค่ะ
 

2.1. กลุ่มบทความ  คือ กลุ่มของข้อมูล ข่าวสาร เรื่องราวความรู้ต่าง ๆ ที่ต้องการเผยแพร่บนหน้าเว็บไซต์  เช่น 

     - กลุ่มข่าวประชาสัมพันธ์ เพื่อนำเสนอบทความข่าวสาร กิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในองค์กร

     - กลุ่มบทความสาระความรู้ นำเสนอเกร็ดความรู้ต่าง ๆ ที่มีประโยชน์กับผู้อ่านซึ่งเกี่ยวข้องกับข้อมูลในเว็บไซต์

     - กลุ่มบทความข้อมูลสินค้า  ที่ใช้บทความช่วยนำเสนอข่าวที่เกี่ยวข้องกับสินค้าในเว็บไซต์  ลูกค้าสามารถอ่านเป็นความรู้เพิ่มเติม  ช่วยประกอบการตัดสินใจในการเลือกซื้อสินค้าได้ดียิ่งขึ้น เป็นต้น

2.2. กลุ่มสินค้า สำหรับเว็บไซต์ที่มีระบบตะกร้าสินค้า เตรียมข้อมูลของสินค้าที่ต้องการขาย และให้ลูกค้าสามารถคลิกสั่งซื้อผ่านเว็บไซต์ได้โดยตรง ในการแยกกลุ่มสินค้า  อาจใช้หลักการแยกกลุ่ม เช่น แยกตามชนิดของสินค้า แยกตามลักษณะการใช้งาน แยกตามการจัดโปรโมชั่น  เป็นต้น โดยคำนึงถึงความสะดวกของลูกค้าในการเข้าชมสินค้าบนหน้าเว็บไซต์เป็นหลัก 

นอกจากนี้  คุณสามารถสร้างหมวดหมู่สินค้าได้หลายลำดับชั้น คือ เมื่อมีการสร้างหมวดหมู่หลักของสินค้าแล้ว  ภายในยังสามารถแยกหมวดหมู่ย่อย ๆ ตามคุณสมบัติเพิ่มเติมของสินค้าได้อีก  เช่น  เว็บไซต์จำหน่ายเบอเกอรี่ จำหน่ายขนมเค้ก คุ้กกี้ และขนมไทย ซึ่งหมวดหลักขนมเค้ก สามารถแบ่งหมวดย่อยๆเป็น เค้กผลไม้ เค้กช็อกโกแลต เค้กการ์ตูน เค้กแต่งงาน  เป็นต้น  (สามารถสร้างหมวดหมู่ย่อยได้ถึง 5 ลำดับชั้น)

2.3. ข้อมูลอื่น ๆ คือ ข้อมูลนอกเหนือจาก 2 ข้อข้างต้น ที่ไม่จำเป็นต้องจัดรวมอยู่ในกลุ่มข้อมูลอื่น ๆ หรือมีเนื้อหาที่จบเรื่องได้ภายในหน้าเดียว  เช่น่ รายละเอียดบทนำที่ใช้แจ้งข้อความต้อนรับผู้อ่านสู่เว็บไซต์  ประวัติองค์กร  ข้อมูลติดต่อเรา  หากเป็นเว็บไซต์ขายสินค้า อาจมีข้อมูล วิธีการสั่งซื้อสินค้า  วิธีการชำระเงิน เพิ่มเติม เป็นต้น  

ตัวอย่างโครงร่าง การจัดเตรียมหมวดหมู่ข้อมูลสำหรับเว็บไซต์ขายเบเกอรี่ 

หลังจากที่จัดข้อมูลทั้งตัวอักษร รูปภาพ รวมถึงไฟล์เอกสารตามที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว สามารถเริ่มต้นใส่ข้อมูลในระบบเว็บไซต์สำเร็จรูปได้เลยค่ะ