Automation

ฟีเจอร์ Automation สำหรับการอนุมัติส่วนลดในใบเสนอราคา บนระบบ Readyplanet R-CRM ของเราช่วยให้ธุรกิจ SME จัดการกระบวนการอนุมัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดเวลาการดำเนินงาน เพิ่มความแม่นยำ และลดข้อผิดพลาดในการประสานงานเรื่องส่วนลดของสินค้าภายในธุรกิจ

โดยฟีเจอร์นี้ใช้งานได้ตั้งแต่ แพ็คเกจ Platinum ขึ้นไป

ความสามารถของฟีเจอร์ Automation

1. ตั้งค่าเงื่อนไขการอนุมัติแบบกำหนดเอง: เพิ่มความยืดหยุ่นในการจัดการขั้นตอนอนุมัติของเอกสารใบเสนอราคา
2. การแจ้งเตือนอัตโนมัติ: แจ้งเตือนผู้ที่เกี่ยวข้องกับการอนุมัติเอกสารใบเสนอราคา ทางอีเมลและบนแอปพลิเคชั่น
3. ติดตามสถานะใบเสนอราคา: ผู้อนุมัติดูรายละเอียดและหมายเหตุสำคัญของเอกสารใบเสนอราคา พร้อมอนุมัติเอกสารได้ทันที

วิธีการตั้งค่า

1. คลิกเมนู ตั้งค่า

2. ที่หัวข้อ ใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ คลิก Automation

3. คลิก สร้าง Automation

4. เงื่อนไขการสร้าง Automation ประกอบด้วยข้อมูล ดังนี้

• ชื่อ : ระบุชื่อ Automation ที่ต้องการสร้าง (กรอกได้สูงสุด 150 ตัวอักษร)
  
• สถานะ : มี 2 สถานะ คือ
  - เปิดใช้งาน : เปิดใช้งาน Automation 
  - ไม่ใช้งาน  : ปิดการทำงานของ Automation
  
• Pipeline : เลือก Pipeline สำหรับเงื่อนไข Automation
• ผู้ใช้ : กำหนดผู้ใช้งานที่สามารถใช้ Automation นี้ได้
  
  
  

5. กำหนดเงื่อนไขส่วนลดในขั้นตอนนี้ โดยจำเป็นต้องมีการสร้างเงื่อนไขการอนุมัติใบเสนอราคา

• สามารถดูรายละเอียดขั้นตอนการสร้างเงื่อนไขการอนุมัติใบเสนอราคาได้ที่ ลิ้งก์ : ระบบอนุมัติใบเสนอราคา (Approve Quotation)
  
  
  

ผลรวมส่วนลด : สามารถกำหนดช่วงของส่วนลด พร้อมทั้งรองรับประเภทส่วนลด 2 ประเภท คือ

1. ผลรวมส่วนลดแบบเปอร์เช็น (%)
2. ผลรวมยอดเงินส่วนลด (THB)
   
   
   

ตัวอย่างการกำหนดส่วนลด

หากต้องการเพิ่มช่วงของส่วนลดให้ คลิก +เพิ่มแถว (เพิ่มได้สูงสุด 10 แถว)

ข้อมูลเพิ่มเติม

1. เปอร์เซ็นต์ส่วนลดสูงสุด 100%, และ จำนวนเงินไม่มีลิมิต
2. การกรอกตัวเลขในช่วงส่วนลด สามารถกรอกตัวเลขที่เป็นจำนวนเต็ม หรือทศนิยม(2 ตำแหน่ง)
   
   

6. สามารถระบุยกเว้นสำหรับรายการสินค้า หรือ ป้ายกำกับของสินค้าได้ โดยรายการสินค้า หรือ ป้ายกำกับสินค้า ที่ระบุไว้จะถูกยกเว้นในการขออนุมัติส่วนลด

ข้อมูลเพิ่มเติม  :

1. รายการป้ายกำกับสินค้า หรือ รายการสินค้าที่ระบุสามารถระบุได้มากกว่า 1 รายการ

7. ตรวจสอบข้อมูล และ คลิก บันทึก ระบบจะกลับไปที่หน้าตั้งค่า Automation

8. สามารถแก้ไขหรือลบเงื่อนไขของ Automation ได้ที่ ปุ่มจุด 3 จุด (Action Menu) 

รูปแบบการกำหนดส่วนลด ในเอกสารใบเสนอราคา

รูปแบบที่ 1 : สินค้าที่สร้างขึ้นมาแล้วใช้เป็นส่วนลดโดยการกำหนดราคาเป็นค่าติดลบ เช่น ส่วนลดพิเศษ -100 บาท

รูปแบบที่ 2 : ส่วนลดของแต่ละรายการสินค้า (Item Discount)

รูปแบบที่ 3 : รูปแบบ 1 + รูปแบบ 2

ตัวอย่างการแสดงผล เมื่อสร้างใบเสนอราคา และ กำหนดส่วนลดเรียบร้อย

กรณีผลส่วนลด ไม่ตรงเงื่อนไข หรือ ส่วนลดเกินจากที่ตั้งเงื่อนไขไว้ ระบบจะไม่สามารถสร้างใบเสนอราคาได้

กรณีที่ มีการขออนุมัติภายหลังจากที่มีการสร้างใบเสนอราคาเรียบร้อยแล้ว

เมื่อต้องการขออนุมัติเอกสารเดิมที่อยู่ใน Lead ระบบ R-CRM จะระบุเงื่อนไขส่วนลดแบบอัตโนมัติ

สรุป

ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการข้อมูลส่วนลดของใบเสนอราคาให้มีกระบวนการที่รวดเร็ว และ แม่นยำยิ่งขึ้น ทั้งนี้ผู้ดูแลระบบควรระบุให้ชัดเจนว่าผู้อนุมัติในแต่ละช่วงส่วนลดเป็นใคร

หมายเหตุสำคัญ : จำเป็นต้องมีการตั้งค่าเงื่อนไขการอนุมัติที่หัวข้อ อนุมัติใบเสนอราคา ก่อนที่จะใช้งานฟีเจอร์ Automation