เพิ่มบันทึก,ส่งอีเมล และเช็กอิน

เพิ่มบันทึก,ส่งอีเมล และเช็กอิน 

สำหรับการติดตาม Lead ในแต่ละขั้นตอน ผู้ดูแล Lead สามารถเพิ่มบันทึก ส่งอีเมลหาลูกค้า รวมถึงสามารถเช็กอินกรณีออกไปพบลูกค้านอกสถานที่ได้ โดยระบบจะบันทึกข้อมูลทั้งหมดไว้ในรายละเอียด Lead ช่วยให้ข้อมูลไม่สูญหาย และสามารถดูข้อมูลย้อนหลังได้ ทำให้สามารถดูแล Lead ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น 

เพิ่มบันทึก (Add Note) สามารถเพิ่มบันทึกต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการติดตาม Lead เช่น รายละเอียดการต่อรอง, บันทึกขั้นตอนการดำเนินการ หรืออื่น ๆ เป็นต้น รวมถึงสามารถแนบไฟล์เพื่อบันทึกในระบบ ซึ่งช่วยให้ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ไม่สูญหาย

(*ไฟล์ที่รองรับ .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .jpg, .jpeg, .png, .gif, .bmp, .zip, .rar)

ในกรณีที่บันทึกผิด หรือมีบันทึกที่ไม่ต้องการใช้งาน สามารถใช้ฟังก์ชัน ซ่อนบันทึก เพื่อซ่อนบันทึกที่ไม่ต้องการให้แสดงได้ 

โดยหากมีการซ่อนบันทึก สามารถคลิกเพื่อดูเนื้อหาของบันทึกที่ถูกซ่อนไว้ได้ โดยจะแสดงรายละเอียดวันที่สร้าง, ผู้สร้าง, ข้อความ และประวัติการซ่อน/แสดงบันทึก ดังตัวอย่าง

หากต้องการนำบันทึกที่ถูกซ่อนไว้กลับมาแสดง สามารถคลิก "ยกเลิกการซ่อน" ได้ 

บันทึกที่เคยมีการซ่อน/แสดง จะสามารถคลิกเพื่อดูประวัติของบันทึกได้

หมายเหตุ : ธุรกิจที่ต้องการใช้งานฟังก์ชัน ซ่อนบันทึก สามารถเปิดใช้งานฟังก์ชันนี้ได้ที่เมนู เปิด/ปิดฟังก์ชันสำหรับ Lead โดยหากเปิดใช้งาน จะสามารถซ่อนบันทึกที่เกิดจากผู้ใช้ได้เท่านั้น ไม่สามารถซ่อนบันทึกที่เกิดจากระบบได้

สร้างบันทึกจากเสียง (Voice create lead note) สามารถบันทึกโน้ตจากเสียงของท่านได้ 2 แบบคือ

• เพิ่มจากหน้าแรก
• เพิ่มจากหน้าข้อมูล Lead (ไอคอนสั่งการด้วยเสียง)

ตัวอย่างการเพิ่มจากหน้าแรก

ตัวอย่างการเพิ่มบันทึกจากหน้าข้อมูล Lead

ส่งอีเมล (Send Email) สามารถส่งอีเมลจากระบบ R-CRM ได้ โดยหากมีการใส่ข้อมูลอีเมลผู้ติดต่อไว้ ระบบจะดึงอีเมลมาใส่ในส่วนของผู้รับให้อัตโนมัติ โดยสามารถเพิ่มอีเมลผู้รับเพิ่มเติมได้

สำหรับหัวข้อ และข้อความเนื้อหาอีเมล ผู้ดูแลสามารถตั้งค่ารูปแบบอีเมลเริ่มต้นได้ที่ ตั้งค่า : รูปแบบอีเมล (Email Template) เพื่อช่วยลดระยะเวลาการสร้างเนื้อหาอีเมล ทำให้ผู้ใช้สามารถส่งอีเมลได้สะดวก รวดเร็วมากยิ่งขึ้น

สามารถแนบไฟล์เอกสารต่าง ๆ เพื่อส่งอีเมลได้ โดยสามารถเลือกได้ ดังนี้

• ไฟล์เอกสาร : เลือกไฟล์เอกสารที่เพิ่มไว้ในระบบ R-CRM (ดูรายละเอียดเพิมเติมได้ที่ ตั้งค่า : จัดการเอกสาร)
• ใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ : เลือกใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ที่สร้างไว้ (ดูรายละเอียดได้ที่หัวข้อ สร้างใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้)
• อัพโหลด : เลือกอัพโหลด กรณีต้องการอัพโหลดไฟล์จากเครื่องโดยตรง
   
  

เช็กอิน (Check In) กรณีออกไปพบลูกค้านอกสถานที่ และต้องการบันทึกตำแหน่งที่ตั้ง สามารถคลิก "เช็กอิน (Check In)" เพื่อปักหมุดสถานที่ โดยสามารถค้นหาสถานที่เพื่อบันทึกข้อมูลได้ในรัศมี 1 กิโลเมตร (1 กิโลเมตรจากตำแหน่งที่เบราว์เซอร์สามารถจับได้ ณ ขณะนั้น) จากนั้นกดเช็กอิน

จากนั้น ระบบจะแสดงรายละเอียดการเช็กอิน ได้แก่ จำนวนครั้ง วันที่และเวลา รวมถึงสถานที่ ผู้ใช้งานสามารถเพิ่มบันทึกและแนบไฟล์ได้ เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้เลือก เช็กเอาต์ เพื่อยืนยันและบันทึกข้อมูลทั้งหมดเข้าสู่ระบบ

หลังจากเลือก เช็กเอาต์ ระบบจะแสดงหน้าต่างยืนยัน พร้อมรายละเอียด ได้แก่ สถานที่ เวลาเช็กอิน เวลาเช็กเอาต์ และระยะเวลารวม โดยระยะเวลาจะแสดงเป็นหน่วยชั่วโมง เช่น 72 ชั่วโมง เท่ากับ 3 วัน เมื่อตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยและถูกต้องแล้ว ให้เลือก ยืนยัน เพื่อบันทึกการเช็กเอาต์

หากต้องการแก้ไขเวลาเช็กเอาต์ ให้เลือกไอคอน ดินสอ จากนั้นเลือกเวลาที่ต้องการ โดยไม่สามารถเลือกเวลาให้ย้อนกลับไปก่อนเวลาเช็กอินได้ เมื่อกำหนดเวลาเรียบร้อยแล้ว ให้เลือก นำไปใช้ ระบบจะแสดงเวลาเช็กเอาต์ที่แก้ไข จากนั้นเลือก ยืนยัน เพื่อบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบ

ระบบจะบันทึกข้อมูลการเช็กอินและเช็กเอาต์ไว้ในรายการบันทึก หากมีการแก้ไขเวลาเช็กเอาต์ เวลาเช็กเอาต์จะแตกต่างจากเวลาที่บันทึกข้อมูล ทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่ารายการดังกล่าวมีการแก้ไขเวลาเช็กเอาต์ภายหลัง