สร้างใบเสนอราคา และใบแจ้งหนี้

สร้างใบเสนอราคา และ ใบแจ้งหนี้

ในขั้นตอนการติดตาม Lead เพื่อปิดการขาย สำหรับบางธุรกิจจำเป็นต้องมีการสร้างใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ เพื่อส่งให้ลูกค้า โดยสามารถสร้างใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้จากระบบ R-CRM ได้ ช่วยลดระยะเวลาในการสร้างเอกสารจากระบบภายนอก รวมถึงช่วยให้ใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ของธุรกิจมีรูปแบบมาตรฐานเดียวกัน และถูกจัดเก็บรวมไว้ในที่เดียว

ใบเสนอราคา 

ในหน้ารายละเอียด Lead ผู้ใช้งานสามารถคลิกปุ่ม “สร้างใบเสนอราคา” โดยระบบรองรับการสร้างใบเสนอราคาได้ 3 รูปแบบ ดังนี้

รูปแบบที่ 1 สร้างใหม่ เป็นการสร้างใบเสนอราคาขึ้นมาใหม่ทั้งหมด
ผู้ใช้งานสามารถคลิกปุ่ม “สร้างใบเสนอราคา” และเลือก “สร้างใหม่” ดังรูป

สามารถเลือกเทมเพลตของใบเสนอ หากธุรกิจนั้นมีเทมเพลตใบเสนอราคามากกว่า 1 เทมเพลต หากต้องการเพิ่มหรือตั้งค่าเทมเพลตใบเสนอราคาสามารถทำได้ที่เมนู เทมเพลต 

สามารถเลือกภาษาของใบเสนอราคาได้ 2 ภาษา คือ ภาษาไทย และ ภาษาอังกฤษ

สามารถเลือกรูปแบบเลขที่เอกสารได้ โดยสามารถตั้งค่ารูปแบบการแสดงผลได้ที่เมนู เลขที่เอกสาร (Document Number Pattern) 

และยังสามารถเลือกการแสดงวันที่สร้าง และ มีผลถึงวันที่ เพื่อใช้ในใบเสนอราคา

 ผู้ใช้งานสามารถคลิก แสดงตัวอย่าง เพื่อตรวจสอบเลขที่เอกสารและรูปแบบของเทมเพลตใบเสนอราคาได้ 

การสร้างใบเสนอราคา สามารถใส่ข้อมูลเพื่อสร้างใบเสนอราคาได้ตามภาพ ดังนี้
1. ระบบดึงข้อมูลทะเบียนลูกค้าที่บันทึกไว้มาแสดงอัตโนมัติ โดยผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลเพิ่มเติมได้
2. ระบบดึงข้อมูลของผู้เสนอราคามาแสดงอัตโนมัติ โดยสามารถตั้งค่าได้ที่ แก้ไขข้อมูลติดต่อ

3. สามารถคลิก "+เพิ่มสินค้า" โดยสามารถเลือกสินค้าที่ถูกเพิ่มไว้ในระบบ R-CRM มาแสดงในใบเสนอราคาได้ ดังรูป ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ จัดการสินค้า (Products)

4. กรณีต้องการเพิ่มส่วนลด สามารถคลิก "จัดการส่วนลด" และเพิ่มส่วนลดของสินค้าได้ กรณีไม่ได้กำหนดส่วนลดของสินค้าไว้ จะไม่สามารถเพิ่มส่วนลดได้

หมายเหตุ: ในส่วนของมูลค่าสินค้าและส่วนลดของสินค้าหากต้องการปรับให้แสดงเป็นมูลค่าก่อน/รวมภาษี ในใบเสนอราคา สามารถทำได้ที่ ตั้งค่าการแสดงมูลค่าและส่วนลดของสินค้าในใบเสนอราคา

5. กรณีเปิดใช้งานระบบอนุมัติใบเสนอราคา จำเป็นต้องมีการเลือก Flow สำหรับขออนุมัติ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่
อนุมัติใบเสนอราคา (Approve Quotation)

6. สามารถใส่รายละเอียดเพิ่มเติมของใบเสนอราคาได้ตามต้องการ เช่น หมายเหตุ, เงื่อนไขการให้บริการ, การจัดส่ง เป็นต้น

7. ข้อความแนบท้ายใบเสนอราคา เช่น รายละเอียดการชำระเงิน, เงื่อนไขการให้บริการ เป็นต้น โดยผู้ดูแลสามารถตั้งค่าได้ที่เมนู ข้อความแนบท้าย (Supplementary Text) โดยข้อความที่ตั้งค่าไว้ จะถูกนำมาแสดงส่วนท้ายของใบเสนอราคาทุกใบ

หมายเหตุ และ ข้อความแนบท้าย สามารถปรับแต่งลักษณะ การจัดวาง และ สี ได้ดังรูป

 
8. ระบบดึงรูป Logo และข้อมูลธุรกิจมาแสดงอัตโนมัติ โดยสามารถตั้งค่าได้ที่เมนู ตั้งค่าธุรกิจ

9. ระบบดึงรูปลายเซ็นของผู้เสนอราคามาแสดงอัตโนมัติ โดยสามารถตั้งค่าได้ที่เมนู แก้ไขข้อมูลติดต่อ

เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถคลิก "แสดงดูตัวอย่าง" เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของใบเสนอราคา และกด "บันทึก"

เมื่อมีการสร้างใบเสนอราคาเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงรายการใบเสนอราคาในหน้ารายละเอียด Lead โดยสามารถเลือกจัดการใบเสนอราคาได้ คือ ดูตัวอย่าง, แก้ไขข้อมูล, คัดลอกข้อมูล, สร้างใบแจ้งหนี้, ขออนุมัติ (กรณีเปิดใช้งานระบบขออนุมัติ), ดาวน์โหลดไฟล์ PDF, คัดลอกลิงก์ส่งให้ลูกค้า, แก้ไขสถานะการส่งให้ลูกค้า และ ยกเลิกใช้งาน

รูปแบบที่ 2 เลือกจากทะเบียนลูกค้านี้
เป็นการสร้างใบเสนอราคาจากข้อมูลเดิมที่เคยสร้างไว้ภายใต้ทะเบียนลูกค้ารายนี้ เพื่อช่วยให้สามารถสร้างใบเสนอราคาได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น

ผู้ใช้งานสามารถคลิกปุ่ม “สร้างใบเสนอราคา” และเลือก “จากทะเบียนลูกค้านี้” ดังรูป

 
ระบบจะแสดงรายการใบเสนอราคาทั้งหมดที่เคยสร้างไว้ของทะเบียนลูกค้ารายนั้น ๆ สามารถเลือกใบเสนอราคาที่ต้องการเพื่อคัดลอกข้อมูลสำหรับสร้างใบเสนอราคาใหม่
โดยสามารถค้นหาใบเสนอราคาได้จาก เลขที่ใบเสนอราคา, รหัสสินค้า, ชื่อสินค้า, ชื่อ Lead หรือชื่อลูกค้า

เมื่อเลือกสร้างใบเสนอราคาจากใบเสนอราคาที่มีอยู่ ระบบจะดึงข้อมูลจากใบเสนอราคาที่เลือกมาแสดง ดังตัวอย่าง โดยสามารถตรวจสอบข้อมูล และแก้ไขรายละเอียดเพิ่มเติมได้

รูปแบบที่ 3 จากรายการของฉัน
เป็นการสร้างใบเสนอราคาจากข้อมูลที่เคยสร้างไว้จากทะเบียนลูกค้ารายนี้ และจากทะเบียนลูกค้าอื่น เพื่อใช้เป็นแนวทางในการนำเสนอสินค้าที่มีลักษณะใกล้เคียงกัน

ผู้ใช้งานสามารถคลิกปุ่ม “สร้างใบเสนอราคา” และเลือก “จากรายการของฉัน” ดังรูป

ระบบจะแสดงรายการใบเสนอราคาทั้งหมดที่เคยสร้างไว้ สามารถเลือกใบเสนอราคาที่ต้องการเพื่อคัดลอกข้อมูลสำหรับสร้างใบเสนอราคาใหม่ โดยสามารถค้นหาใบเสนอราคาได้จาก
เลขที่ใบเสนอราคา, รหัสสินค้า, ชื่อสินค้า, ชื่อ Lead หรือชื่อลูกค้า

ใบแจ้งหนี้

สามารถสร้างใบแจ้งหนี้โดยเลือกใบเสนอราคาที่ต้องการได้
ผู้ใช้งานสามารถคลิกปุ่ม “สร้างใบแจ้งหนี้” และเลือก “ใบเสนอราคาที่ต้องการ” ดังรูป

เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้เรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงรายการใบแจ้งหนี้ในหน้ารายละเอียด Lead โดยสามารถเลือกจัดการใบแจ้งหนี้ได้ คือ ดูตัวอย่าง, แก้ไขข้อมูล, ดาวน์โหลด PDF, คัดลอกลิงก์ส่งให้ลูกค้า,  และแก้ไขสถานะการส่งให้ลูกค้า